Què és un rebut?
Un rebut és un reconeixement per escrit que s'ha transferit alguna cosa de valor d'una part a una altra. A més dels rebuts que els consumidors normalment reben dels venedors i proveïdors de serveis, els rebuts també s’emeten en tractes de negocis a negocis, així com en transaccions en borses. Per exemple, al titular d'un contracte de futurs se li dóna generalment un instrument de lliurament, que actua com a rebut perquè pot bescanviar per l'acte subjacent quan caduca el contracte de futur.
Fet ràpid
La impressió tèrmica és la forma més utilitzada d’impressió de recepció física perquè és de baix cost i fàcil d’utilitzar.
Rebuts explicats
A més de mostrar la propietat, els rebuts són importants per altres motius. Per exemple, molts comerciants insisteixen que un client ha de mostrar un rebut per canviar o retornar articles, mentre que d’altres demanen que es produeixi un rebut –en general emès en un determinat termini– a efectes de garantia del producte. Els rebuts també poden ser importants per a impostos perquè l’IRS requereix documentació de determinades despeses. El servei d’ingressos interns (IRS) suggereix que les petites empreses es generen els tipus següents de rebuts:
- Rebuts bruts com ara cintes de caixa registrada, informació de dipòsits (vendes en efectiu i crèdit), llibres de rebuts, factures, formularis 1099-MISCReceipts de compres i matèries primeres (haurien de mostrar-se l’import pagat i confirmar que eren compres empresarials necessàries; els documents podrien incloure xecs cancel·lats o altres documents que identifiquessin el beneficiari, l’import i la prova del pagament / transferències electròniques de fons.) Recepcions de la cinta registradoraReceptes i declaracions de la targeta de crèdit FacturesPostes de caixa petites per a pagaments en efectiu petits
Es pensa que la pràctica de retenir els rebuts amb finalitats fiscals és originària de l’antic Egipte. Pagesos i comerciants van buscar formes de documentar transaccions per evitar l'explotació fiscal. El papir s’utilitzava en lloc de paper. En temps més moderns, els bancs londinencs utilitzaven les impremtes de la revolució industrial per imprimir rebuts amb les seves pròpies marques.
Punts clau
- Els rebuts són un document que representa la prova d'una transacció financera. Els rebuts s'emeten en operacions de negocis a negocis, així com en operacions amb borses. Els rebuts també són necessaris amb finalitats fiscals com a prova de determinades despeses.
Requisits IRS per a rebuts digitals
Els rebuts digitals s'estan convertint en la norma. Des de 1997, l’IRS ha acceptat els rebuts digitalitzats i digitalitzats com a registres vàlids a efectes fiscals. El procediment d’ingressos 97-22 estableix que els rebuts digitals han de ser exactes, fàcilment emmagatzemats, conservats, recuperats i reproduïts. El propietari de l'empresa ha de ser capaç de subministrar una còpia a l'IRS.
A efectes d’auditoria fiscal, no tota la documentació és vàlida. L’IRS accepta diversos documents sempre que detalla l’import, el lloc, la data i el tipus de despesa.
Els registres digitals no estan subjectes al desgast, així com els rebuts físics, però es poden perdre si falla un disc dur. Per tant, és aconsellable emmagatzemar-los al núvol o en algun lloc on sempre es pugui accedir.
Els rebuts de paper es poden emmagatzemar digitalment mitjançant escàners d'escriptori i aplicacions de telefonia mòbil. Aquest tipus de tecnologia pot organitzar, crear informes de despeses i integrar dades amb programari de comptabilitat.
