Què és la conciliació del compte?
La conciliació del compte és el procés de confirmar que dos registres separats de transaccions són iguals. Tant les institucions com els individus realitzen la reconciliació dels comptes. A nivell institucional, els bancs i els corredors han de revisar internament les transaccions entre les entrades del registre general i els registres de comptes individuals. La conciliació de comptes pot ajudar a les organitzacions a identificar errors en la comptabilitat que poden indicar errors, calcomanies o fuites d’efectiu. Gràcies a l’automatització informàtica, aquest procés és molt més ràpid del que abans.
Punts clau
- La conciliació de comptes confirma que dos registres de transaccions són iguals i equilibrats. Les institucions i les persones realitzen la conciliació de comptes en el balanç de quaderns de verificació i s’asseguren que els registres coincideixen amb estats. La conciliació de comptes als bancs és una funció reguladora i de compliment.
La Llei de Sarbanes-Oxley de 2002 va establir paràmetres per a la conciliació de comptes corporatius. Abans de Sarbanes-Oxley, els estàndards de comptabilitat no tenien en compte la necessitat d'aplicar les bones pràctiques per a la conciliació de comptes. Ara, les empreses tenen nivells molt més alts per a controls interns i procediments d'auditoria.
La conciliació també es produeix quan un client d’un banc o corredor confirma que els seus registres personals coincideixen amb el que s’informa en estats periòdics. A nivell individual, equilibrar un quadern de xecs és una forma de conciliació de comptes. El terme també es pot referir a l'equilibri de llibres i registres d'una empresa amb programes de programació i entrades de dades.
Enteniment de la conciliació del compte
Per a les institucions més grans, sovint es contracten tercers per realitzar conciliació de comptes, cosa que proporciona un nivell d’objectivitat a la revisió. La conciliació de comptes dins de les entitats financeres és una funció clau de regulació i compliment, i és un focus principal per als reguladors externs en les seves auditories rutinàries de l'empresa. Els clients d'aquestes empreses també han de guardar un registre precís i informar de forma immediata de les discrepàncies. Amb l’arribada de sistemes informàtics per registrar transaccions i posicions de client, sovint, la conciliació suposa solucionar petites discrepàncies d’uns quants dòlars, o fins i tot cèntims, entre una font i una altra. Com més llarg es destapi un error, més difícil serà compatibilitzar els dos registres.
Com funciona la conciliació del compte
A nivell organitzatiu, la conciliació del compte es pot fer seguint un procés simplificat. En primer lloc, s’ha de recollir tota la informació comptable necessària. A continuació, els estats bancaris de l'empresa es comparen amb el registre general. S'han de deduir del saldo final les deduccions pendents del registre comptable de l'empresa i s'han d'afegir els dipòsits pendents al saldo final. Si el compte té interès, s’ha de calcular. S'han de deduir xecs pendents, com també els errors bancaris, com els deutes o crèdits inexactes i les tarifes per serveis bancaris. Finalment, tant la declaració de l'empresa com el registre general han de mostrar el mateix saldo final. S’ha d’investigar tots els errors que queden al final del procés comprovant que totes les transaccions estan publicades al registre general i que es comptabilitzen els dipòsits pendents i els xecs pendents.
Les persones poden conciliar els seus comptes personals mitjançant un procés similar. En lloc d’un registre general, haurien de comparar els seus estats bancaris o altres estats de comptes financers amb un registre personal de dèbit i crèdits, com ara un registre de quaderns de xecs. No obstant això, gràcies a l’arribada de la banca en línia i a la disminució dels xecs en paper, moltes persones ja no realitzen la conciliació de comptes per a la majoria dels seus comptes financers i depenen dels seus bancs per mostrar el saldo final correcte en els portals de banca en línia.
