Les notes de dèbit són una forma de prova que una empresa ha creat un ingrés de dèbit legítim en el moment de tractar amb una altra empresa. Això pot produir-se quan un comprador retorna materials a un proveïdor i ha de validar l’import reemborsat. En aquest cas, el comprador emet una nota de dèbit que reflecteix la transacció comptable.
Una empresa pot emetre una nota de dèbit en resposta a una nota de crèdit rebuda. Els errors (sovint càrrecs d’interès i taxes) en una factura de venda, compra o préstec poden provocar una empresa a emetre una nota de dèbit per ajudar a corregir l’error.
Punts clau
- Una nota de dèbit és una transacció per escrit que afirma que una empresa ha pres accions financeres com a resultat d'un tracte amb un altre negoci; la nota correspon a una nota de dèbit en un registre de comptabilitat. Les transaccions empresarials utilitzen notes de dèbit i de crèdit; totes les notes estan datades, inclouen un número de sèrie, la descripció de la transacció, els detalls de la devolució i les signatures de les persones implicades. Una factura sota facturació que un proveïdor va intentar remeiar seria un exemple típic d'una nota de dèbit; Una botiga devolució de productes al seu proveïdor i que es busca reemborsar seria un altre exemple.
Notes de dèbit a les transaccions
Les notes de dèbit i les notes de crèdit gairebé sempre participen en les transaccions B2B. Corresponen a entrades de dèbit i crèdit en registres de comptabilitat, que serveixen, a més, com a prova d’una operació comercial prèvia. També se'ls pot anomenar notes de dèbit.
Les notes de dèbit solen incloure la mateixa informació general: la data de la nota, un número de sèrie, una breu descripció de l'operació comercial anterior, detalls dels articles retornats (inclosos els impostos sobre vendes i una referència a la factura) i les signatures de l'empresa adequada. autoritats.
És molt probable que tingueu informació sobre una nota de dèbit després d’una factura sub facturada. Suposem que un proveïdor va enviar materials per valor de 10.000 dòlars a un client, però només va enviar una factura per 9.500 dòlars. En adonar-se del seu error, el proveïdor podria enviar una nota de dèbit al seu client per una diferència de 500 dòlars per resoldre el problema i fer els ajustos adequats als seus registres comptables.
Les notes de dèbit, les notes de dèbit, els rebuts i les factures són de naturalesa similar i són documents legítims que demostren transaccions financeres entre empreses; no obstant això, el terme "rebut de dèbit" s'utilitza rarament, si mai, en operacions B2B.
Rebuts de dèbit
Hi ha certa ambigüitat entre els termes "nota de dèbit" i "rebut de dèbit". De vegades, un rebut de dèbit s’utilitza de forma intercanviable amb una nota de dèbit; en altres ocasions, els rebuts de dèbit només es descriuen registres escrits que demostren que un client deu diners a una empresa. És rar veure el rebut de dèbit utilitzat per a transaccions B2B.
Factures
Una nota de dèbit o un rebut és molt similar a una factura. La diferència principal és que les factures sempre mostren una venda, on les notes de dèbit i els rebuts de dèbit reflecteixen ajustaments o devolucions de transaccions que ja han tingut lloc.
Les notes de dèbit també es poden substituir per les factures tradicionals quan es proporciona un bé o servei que estigui fora de l’àmbit normal del negoci. Això ajuda a distingir la transacció dels dos departaments de comptabilitat i, a més, manté l’empresa emissora de la creació d’un nou tipus de factura.
Les transaccions B2B es basen normalment en una extensió de crèdit, on un venedor envia un enviament a una empresa abans de pagar-lo, i factura a la companyia l’import que deu després del lliurament; els crèdits i els crèdits són el mètode de comptabilitat utilitzat per fer un seguiment d’aquestes transaccions.
Devolucions de materials
Penseu en les notes de dèbit com a reclamacions contra errors comercials. En el cas de les mercaderies retornades d’un comprador a un venedor o proveïdor, la nota de dèbit mostra el canvi en els llibres del comprador (registres de comptabilitat) i les sol·licituds de crèdit retornat. El proveïdor / venedor sovint envia una nota de crèdit com a prova de la reversió.
Per exemple, penseu en el cas que l’empresa XYZ retorni material al seu proveïdor, l’empresa ABC. Per demostrar l'import que s'ha de reemborsar, XYZ elabora una nota de dèbit. La compra original va ser de 5.000 dòlars, per la qual cosa la nota de dèbit hauria de reflectir el cost dels materials, més els tipus d'impostos sobre vendes locals. Els impostos i el cost de les mercaderies sempre han de ser línies separades a la nota.
Un cop rebuda, ABC hauria de crear una petita nota de crèdit com a prova d’entesa, i després procedir a reemborsar (o oferir crèdit a) XYZ (sempre que la nota de dèbit contenís informació correcta).
Interessos / Comissió a cobrar
Suposem que una empresa deu interès a un creditor o comissió a un tercer per serveis prestats. En aquest cas, la nota de dèbit normalment s'emet per respondre a una nota de crèdit rebuda, però un deutor sempre pot emetre un no imprès.
Les notes de dèbit a cobrar de la comissió són comunes entre les empreses padres i les filials. Les notes de dèbit per cobrar interessos es poden fer servir per ajustar pagaments previs o com a forma senzilla de registre de registres.
