Inventari periòdic vs. inventari perpetu: una visió general
Els sistemes d’inventari periòdic i perpetu són dos mètodes de comptabilitat contrastats que les empreses utilitzen per fer el seguiment de la quantitat de productes que tenen disponibles. En general, el sistema d'inventari perpetu ofereix molts avantatges sobre el sistema periòdic i ara és utilitzat per tots els minoristes importants. Tot i això, un propietari d'una petita empresa encara ha de tenir en compte si els avantatges de la instal·lació d'un sistema d'inventari perpetu superaran la despesa addicional.
Inventari periòdic
El sistema periòdic utilitza un recompte físic ocasional per mesurar el nivell d’inventari i el cost de les mercaderies venudes (COGS). Les compres de mercaderies es registren al compte de compres. El compte d’inventari i el compte de cost de béns venuts s’actualitzen al final d’un període fixat, que podria ser una vegada al mes, un cop al trimestre o una vegada a l’any. El cost de les mercaderies venudes és una important mètrica comptable que, quan es restà dels ingressos, mostra el marge brut d’una empresa.
El cost de les mercaderies venudes dins del sistema d'inventari periòdic es calcula de la manera següent:
Saldo inicial de l'inventari + Cost de les compres d'inventari - Cost de finalització de l'inventari = Cost de les mercaderies venudes
Atès que les empreses solen portar productes en milers de persones, la realització d'un recompte físic pot ser difícil i requereix temps. Imagineu que teniu una botiga de subministraments d'oficina i proveu de comptar i enregistrar cada bolígraf en estoc. Ara multipliqueu-ho per a una cadena de subministrament d'oficina. Per aquestes raons, moltes empreses realitzen un recompte físic només una vegada al trimestre o fins i tot una vegada a l'any. Per a empreses sota un sistema periòdic, això vol dir que el compte d’inventari i el cost de les mercaderies venudes no són necessàriament molt noves o precises.
Inventari perpetu
Per contra, el sistema perpetu fa un seguiment continuat dels saldos de l’inventari de forma continuada, amb actualitzacions automàtiques sempre que es rep o ven un producte. Les compres i les devolucions es registren immediatament al compte de l’inventari. Sempre que no hi hagi robatori o danys, el saldo del compte de l’inventari ha de ser precís. El compte de cost de les mercaderies venudes també s’actualitza contínuament a mesura que es realitza cada venda. Els sistemes d'inventari perpetu utilitzen tecnologia digital per rastrejar inventaris en temps real mitjançant actualitzacions enviades electrònicament a bases de dades centrals.
En una botiga de queviures que utilitza el sistema d'inventari perpetu, quan els productes amb codis de barres es canvien i paguen, el sistema actualitza automàticament els nivells d'inventari en una base de dades.
Les diferències claus
Els sistemes de comptabilitat d’inventaris periòdics s’adapten normalment a les petites empreses a causa de la despesa d’adquirir la tecnologia i el personal per donar suport a un sistema perpetu. Una empresa, com ara un concessionari d'automòbils o una galeria d'art, podria adaptar-se millor al sistema periòdic a causa del baix volum de vendes i la relativa facilitat de fer un seguiment manual dels inventaris. Tot i això, la manca d’informació precisa sobre el cost de les mercaderies venudes o els saldos d’inventaris durant els períodes en què no hi ha hagut un recompte d’inventaris físics recent podria dificultar les decisions empresarials.
Les empreses amb alt volum de vendes i múltiples punts de venda (com ara botigues de queviures o farmàcies) necessiten sistemes d'inventari perpetu. L’aspecte tecnològic del sistema d’inventari perpetu té molts avantatges com la capacitat d’identificar més fàcilment els errors relacionats amb l’inventari. El sistema perpetu pot mostrar totes les transaccions de manera exhaustiva a nivell d’unitat individual. En virtut del sistema perpetu, els directius són capaços de realitzar el calendari adequat de les compres amb un clar coneixement de la quantitat de mercaderies disponibles a diversos llocs. Tenir un seguiment més exacte dels nivells d’inventaris també proporciona una millor manera de controlar problemes com el robatori.
- El sistema d’inventari periòdic utilitza un recompte físic ocasional per mesurar el nivell d’inventari i el cost de les mercaderies venudes (COGS). El sistema perpetu fa un seguiment dels saldos d’inventaris de forma continuada, amb actualitzacions automàtiques cada cop que es rep o ven un producte. els sistemes s’adapten millor a les petites empreses, mentre que les empreses amb gran volum de vendes i múltiples punts de venda (com ara botigues de queviures o farmàcies) necessiten sistemes d’inventari perpetu.
