Què és una sol·licitud de proposta (RFP)?
Una sol·licitud de proposta (RFP) és un document empresarial que anuncia i proporciona detalls sobre un projecte, així com sol·licita ofertes de contractistes que ajudaran a completar el projecte. La majoria d’organitzacions prefereixen fer ús de les RFP i, en molts casos, els governs només fan servir les sol·licituds de proposta. Una sol·licitud de proposta per a un programa específic pot requerir que l'empresa revisi les ofertes per examinar la seva viabilitat, la salut de l'empresa licitadora i la capacitat del licitador per fer allò que es proposa.
Punts clau
- Una sol·licitud de proposta és un anunci de finançament del projecte publicat per una organització per a la qual les empreses fan ofertes. La RFP descriu el procés de licitació i els termes del contracte i guia com s'ha de formatar l'oferta..RFPs permeten a l'empresa sol·licitant obtenir diversos postors.
Comprendre les sol·licituds de proposta (RFP)
Els RFP descriuen el procés de licitació i els termes del contracte i proporcionen orientació sobre com s’han de formatar i presentar les ofertes. Generalment es reserven per a projectes complexos. Aquestes sol·licituds especifiquen la naturalesa del projecte i els criteris d’avaluació que descriuen com es classifiquen les propostes. Les sol·licituds poden incloure una declaració de treball, que descriu les tasques a realitzar pel licitador guanyador i un calendari per proporcionar treballs acabats. També inclouen informació sobre l'organització emissora i la seva línia de negoci.
Els RFP també guien els licitadors sobre com preparar les propostes. Poden descriure instruccions sobre la informació que ha d’incloure el licitador i el format desitjat.
La proposta no ha de ser massa detallada, ja que pot dificultar la creativitat del contractista i no ha de ser tan vaga que es deixi trontollar al contractista.
La majoria dels RFP són enviats per agències governamentals i d'altres implicats en el sector públic. Generalment se'ls demana que obrin competència entre empreses privades per fer justos els processos. Per mantenir els costos baixos, aquestes agències volen assegurar-se que obtinguin l’oferta més baixa i competitiva.
El motiu pel qual una organització pot sol·licitar una sol·licitud de tarifa és obtenir diverses ofertes. L’organització que sol·licita pot beneficiar-se de múltiples ofertants i perspectives. Per exemple, una empresa que vulgui canviar el seu procés d’informació d’un sistema basat en paper a un sistema basat en ordinadors pot presentar una sol·licitud de proposta de maquinari, programari i formació dels usuaris per establir i integrar el nou sistema al negoci.
Requisits per a una sol·licitud de proposta
Les agències governamentals o altres entitats poden exigir que emetin sol·licituds de propostes per oferir una competència completa i oberta per disminuir el cost d’una solució. Acceptar una proposta que respongui més a les especificacions no sempre pot significar l’oferta de preu més baix.
La creació adequada d’una sol·licitud de proposta pot dictar l’èxit o el fracàs de la solució resultant. Si els requisits especificats són massa vagos, el licitador pot no dissenyar i implementar una solució completa per al problema. Si els requisits són massa detallats i restrictius, es pot limitar la creativitat i la innovació dels licitadors.
El procés de RFP comença amb la redacció d'una sol·licitud de proposta. Els licitadors revisen la sol·licitud i envien suggeriments de millora. Després d’implementar el feedback, s’emet la sol·licitud final de proposta. Els licitadors presenten les seves propostes. El client selecciona un petit grup de licitadors i inicia negociacions sobre preus i detalls tècnics. El client pot demanar als licitadors restants que presentin una millor i última oferta abans d’adjudicar un contracte. El contracte es presenta a l'empresa proporcionant la millor solució al problema.
Exemple de sol·licitud de proposta
Dir, per exemple, que l’Administració federal del ferrocarril emet una sol·licitud de propostes per finançar, dissenyar, construir, operar i mantenir un sistema ferroviari d’alta velocitat. Les parts interessades presenten propostes que compleixin els requisits exposats al document. A partir de les propostes rebudes fins a la data límit, el Departament de Transports estableix comissions per a una revisió i desenvolupament posteriors de les propostes. El DOT tria la proposta que engloba els seus objectius i contracta l'empresa per realitzar els treballs.
