La conciliació és un procés fonamental del compte que garanteix que els diners reals gastats coincideixen amb els diners que deixa un compte al final d’un període fiscal. Això és especialment important per a les empreses i individus per inspeccionar l'activitat fraudulenta i per evitar errors en els estats financers.
Al final de tots els mesos i trimestres fiscals, convé conciliar un compte. Quan es concilia un compte, les empreses i els individus demostren que totes les transaccions sumen el saldo correcte del compte final. Generalment, hi ha dues maneres de conciliar un compte: revisar documents i revisar analítiques.
Revisió de documentació
La revisió de documentació és un procés comú de conciliació comptable. Aquest procés revisa l’import adequat per a cada transacció i determina si l’import del compte coincideix amb la quantitat real gastada. Per exemple, suposem que un individu responsable guardi tots els rebuts i li agrada assegurar-se que els diners que es destinen es dirigeixen als llocs adequats, però notifiqueu diverses despeses noves en la factura de la targeta de crèdit.
Aquests càrrecs són petits i els deixen de banda suposant que suposen despeses per dinar. A continuació, inspeccionen l’empresa que cobra la targeta de crèdit i s’adonen que no hi ha cap rebut d’aquesta empresa. Aquest individu truca a l’empresa de targetes de crèdit per disputar-ho i troba que la informació de la targeta de crèdit està compromesa a causa d’un delinqüent que va recollir informació d’una empresa. L’empresa de targeta de crèdit i l’empresa els reemborsen pels càrrecs incorrectes. Aquesta reconciliació activa del compte va permetre a l’individu cancel·lar la targeta de crèdit i aturar tota activitat fraudulenta.
Revisió d'Analytics
La revisió d'Analytics és un altre procés més habitual que poden utilitzar les persones o les empreses per conciliar un compte. En aquest procés, les empreses estimen l'import real que hauria de ser als comptes en funció dels nivells d'activitat del compte anterior. Aquest procés és important per a les empreses per comprovar si hi ha errors fraudulents d’activitat o balanç.
Per exemple, l’empresa d’inversions immobiliàries ABC compra aproximadament cinc edificis per any fiscal, en funció dels nivells d’activitat anteriors. La companyia concilia el seu compte cada any per comprovar si hi ha discrepàncies. Aquest any, s'observa que l'import estimat del saldo previst del seu compte ha estat desglossat en una xifra sencera. Basant-se en l'activitat del compte anterior i en les compres, s'estima que els seus comptes a pagar han de ser de 5 milions de dòlars. El saldo real dels comptes a pagar és de 48 milions de dòlars per a l'exercici, la qual cosa suposa una discrepància important en els seus saldos. El comptable de l’empresa ABC revisa el seu balanç i constata que el contractista va ingressar un zero més al final dels seus comptes a pagar per accident. El comptable ajusta els comptes a pagar a 4, 8 milions de dòlars, que és aproximadament els comptes estimats a pagar.
