Què són les despeses administratives?
Les despeses d’administració són les despeses que una organització incorre no directament relacionades amb una funció específica com la fabricació, producció o vendes. Aquestes despeses es relacionen amb l’organització en general, en contraposició amb un departament o unitat de negoci individual. Els salaris dels alts directius i els costos associats als serveis generals com la comptabilitat i la tecnologia de la informació (IT) són exemples de despeses administratives. Solen no tenir relació amb els marges bruts.
Punts clau
- Les despeses administratives són costos derivats d’una empresa que no estan directament relacionats amb una funció empresarial específica. Alguns nivells de despeses administratives sempre es comportaran com a part necessària de les operacions. Les despeses administratives solen ser les primeres identificades durant les retallades pressupostàries perquè no en tenen. un impacte directe sobre la funció empresarial principal de l’empresa. La gestió pot destinar despeses administratives a unitats o departaments empresarials en funció d’un percentatge d’ingressos, despeses o altres mesures.
Comprensió de despeses administratives
Al compte de pèrdues i guanys, les despeses administratives figuren a sota del cost de les mercaderies venudes i es poden mostrar com un conjunt amb altres despeses com les despeses generals o de venda. Les despeses administratives són necessàries per al funcionament bàsic d’una entitat. Aquestes despeses són vitals per a l’èxit de l’empresa, ja que es produeixen per augmentar l’eficiència o complir les lleis i les regulacions.
Una part de les despeses administratives solen ser de naturalesa fixada, ja que es fan com a part de la fundació de l'operació comercial. Aquestes despeses existirien independentment del nivell de producció o vendes que es produeixin. Altres despeses administratives són semivariables. Per exemple, una empresa sempre utilitzarà un nivell mínim d’electricitat només per mantenir enceses les llums i les màquines necessàries. Més enllà d’aquest punt, es poden adoptar mesures per reduir els costos d’electricitat.
Com que les despeses administratives poden ser eliminades sense impactes directes sobre el producte que es ven o produeix, normalment són les primeres despeses identificades per a retallades de pressupost. Existeix una forta motivació per part de la direcció per mantenir baixes despeses administratives respecte a altres despeses, ja que una organització pot utilitzar el palanquejament amb més eficàcia amb menors costos administratius. Una entitat pot utilitzar la relació vendes-administratives per avaluar la part dels ingressos per vendes atribuïbles a la cobertura dels costos administratius.
Les despeses administratives raonables, ordinàries i necessàries per a les operacions empresarials es poden descomptar en la declaració de l’impost sobre la renda de les empreses d’una empresa. Aquestes despeses s'han de deduir durant l'any en què es van incorporar, i s'han d'utilitzar durant el negoci habitual.
Exemples de despeses administratives
Els salaris i avantatges de determinats empleats, com els departaments de comptabilitat i informàtica, es consideren despeses administratives. Totes les retribucions i beneficis executius també es consideren una despesa administrativa. El lloguer d'edificis, les assegurances, les subscripcions, els serveis públics i el material d'oficina es poden classificar com una despesa general o una despesa administrativa.
Segons la depreciació de l’actiu, les despeses d’amortització es poden classificar com una despesa general, administrativa o de venda. Les organitzacions poden optar per incloure despeses d'administració i despeses legals com a despesa administrativa. No es consideren despeses d'administració els costos de recerca i desenvolupament.
Per visualitzar els costos complets relacionats amb el funcionament de determinades unitats de negoci, una empresa pot destinar les seves despeses administratives a cada unitat de negoci en funció d’un percentatge d’ingressos, despeses, metrat quadrat o una altra mesura. Internament per a l'empresa, això permet a la direcció prendre decisions sobre l'ampliació o la reducció d'unitats de negoci individuals.
Per exemple, si la factura d’electricitat total de XYZ Company és de 4.000 dòlars al mes i l’empresa registra la factura d’electricitat amb despeses administratives, pot assignar els costos d’electricitat a departaments individuals basats en metrat quadrat. Suposem que la instal·lació de producció és de 2.000 metres quadrats, la fabricació és de 1.500 metres quadrats, la seva comptabilitat és de 500 metres quadrats i les vendes de 500 metres quadrats. El total de metrat quadrat és de 4.500, de manera que la factura elèctrica es podria assignar a cada departament de la següent manera: producció 1.777, 78 dòlars (2.000 / 4.500 * 4.000 dòlars), la fabricació de 1.333, 33 dòlars (1.500 / 4.500 * 4.000 dòlars), i la comptabilitat i les vendes reberen 444, 44 dòlars (500 / 4.500 * 4.000 dòlars).
