Enterprise Resource Planning (ERP) és una metodologia orientada a processos que integra sistemes utilitzats en diferents departaments d’una empresa, que permet un flux fàcil i uniforme d’informació sota controls definits, ajudats per l’ús d’aplicacions de programari i les bones pràctiques definides.
Aquest article descriu les eines utilitzades en ERP i les seves característiques per a les diverses funcions a les quals s'ocupen. Per entendre millor les eines, comencem pels requisits funcionals.
Què es necessita d’un sistema ERP?
Qualsevol sistema ERP bàsicament ha de complir els requisits funcionals següents.
- Ha de ser un sistema unificat, amb aplicacions i interfícies fàcils d’utilitzar, que funcioni a la perfecció a diversos departaments amb l’accés controlat necessari Una base de dades comuna (o bases de dades múltiples però compartides) accessible mitjançant diferents aplicacions Utilitats de cerca i informes per generar informes basats en diversos paràmetres (com ara "totes les comandes no enviades ahir a la categoria" joguines ") Escalabilitat, personalització i integració fàcil dels mòduls ad hoc, segons sigui necessari
Les eines que compleixen els requisits ERP:
Per satisfer les necessitats dels requisits funcionals esmentats anteriorment, les eines i aplicacions següents s'integren obligatòriament en el sistema ERP.
L’emmagatzematge de dades i la gestió de la informació amb un flux de treball establert en diferents departaments i funcions són l’eix vertebrador de qualsevol sistema ERP. Hi ha diverses solucions i eines disponibles per a l’emmagatzematge de dades, que inclouen bases de dades relacionals d’empreses com Oracle, Sybase, DB2 i ofertes gratuïtes de codi obert com Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Altres eines de gestió d’informació poden incloure Sistemes de gestió de continguts (CMS) i aplicacions de dipòsit.
Depenent de la indústria i de les funcions requerides, cal seleccionar-ne la que correspongui. Un fabricant pot trobar que una base de dades transaccional com Oracle o MySQL sigui més rellevant, ja que les dades basades en transaccions es mouen per diferents estats (des de la fabricació fins a l'inventari fins a la captació fins a l'estat del subministrament). D'altra banda, una empresa d'escriptura de contingut en línia pot trobar un sistema de dipòsit CMS amb control de versions que s'adapti millor a les seves necessitats.
La base de dades o dipòsit poden ser un només centralitzat, o múltiples amb flux de dades automàtic d’una base de dades a l’altra. El flux de treball definit garanteix un moviment de dades perfecte. Les bases de dades es poden allotjar localment o de manera remota o, fins i tot, al núvol.
· Aplicacions i interfícies amb control de permisos adequat:
L’emmagatzematge i la gestió de dades requereixen accés de només lectura o d’edició per processar les dades. Un cop fabricats els articles, s’han de marcar com a inventari llest. Aleshores, el departament de gestió d’existències l’actualitza com a llest per a la venda. Després d'una compra, l'article hauria d'actualitzar-se en estat de venda, etc. Per aconseguir-ho, les aplicacions i interfícies fàcils d'utilitzar formen part integrant de qualsevol sistema ERP que també tingui controls i permisos definits. Per exemple, un cop l’element es marca com a venut, només els operadors del departament de logística haurien de poder actualitzar-lo més, mentre que els del departament de fabricació o d’inventari haurien d’aconseguir només un accés de vista.
De la mateixa manera, per a una eina ERP d’escriptura de contingut, un cop un escriptor envia el contingut a l’editor per a la seva revisió, només l’editor hauria de ser capaç de modificar-lo, per evitar duplicitats i conflictes de contingut.
Per permetre integrar aquests controls, aplicacions i interfícies basats en permisos, qualsevol solució ERP que pugui basar-se en navegador, instal·lacions d’escriptori o aplicacions de tauleta / mòbil. Un equip de fabricació en un lloc estacionari preferirà una interfície basada en un escriptori, mentre que un equip de vendes constantment en moviment es beneficiaran d’una interfície basada en un navegador o d’una aplicació mòbil.
Un sistema ERP es compon de diversos mòduls i repositoris de dades on les actualitzacions i accions de dades segueixen una seqüència definida lògicament segons les necessitats del negoci. Això constitueix el flux de treball. El flux de treball es pot pensar en la ment que controla les diverses funcions del cos (flux de sang, aire, aliments i altres subministraments, moviment de les parts del cos, etc.). Un flux de treball clarament definit i amb un accés adequat a diversos nivells és la part necessària de qualsevol solució ERP.
Les eines utilitzades habitualment en el marc ERP inclouen Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
La generació d'informes a nivell de gestió, nivell de departament, equip o nivell individual és un altre requisit important per a un sistema ERP. Normalment està disponible en un formulari de tauler de comandament (amb una vista de dades en temps real; mostrant informació com a comandes rebudes però encara no enviades, pagaments fallits de la darrera setmana, etc.) o informes personalitzables generats en paraules o dades comunes; edició d'aplicacions com fulls de càlcul.
La majoria d’eines i taulers de control funcionen en temps real (o amb un retard mínim). Igual que les aplicacions que utilitzen els departaments per a les actualitzacions de dades, aquestes eines d’informació / visualitzacions de tauler estan disponibles com a instal·lacions basades en el navegador o a l’escriptori. També inclouen funcions d’informació al final del dia que ofereixen correu electrònic d’informes amb gràfics / gràfics / taules com fitxers adjunts de Microsoft Excel o Word.
· Eines de comunicació:
En qualsevol sistema que treballi en diversos departaments, la comunicació és obligatòria. Els sistemes ERP ho faciliten oferint eines per a la generació de correu automatitzat basat en l'acció, missatgeria instantània, xat o funcions de transmissió general a nivell individual i grupal. Digueu que un cop marcat una comanda com a “Preparat per enviar”, s’hauria d’activar un mailer automatitzat al departament de logística per iniciar el procés d’enviament; O si una cuina de botigues de pizzeria ha desenvolupat un problema, es pot enviar un missatge de difusió general a tots els altres departaments perquè deixin de fer més comandes.
S'incorporen altres funcions de missatgeria instantània (com les de Lync, Chatter o Yammer) per permetre una comunicació fàcil i instantània.
A més de les eines anteriors que formen part de qualsevol sistema ERP, n'hi ha d'altres que es poden integrar segons les necessitats:
Es poden integrar moltes eines analítiques dins del sistema ERP per a la intel·ligència de negoci, anàlisis predictius, mineria de dades i anàlisis relacionats. Aquestes eines analítiques s’utilitzen per obtenir informació valuosa per a la creació de decisions estratègiques empresarials a partir de les dades disponibles (com ara el seguiment del comportament del consumidor al voltant de les compres de vacances, resultats comparatius dels productes de la prestatgeria de color vermell amb més vendes que els de la prestatgeria de color blau, etc.)
· Eines d’assignació de recursos i programació de tasques:
Els sistemes ERP també poden integrar eines per assignar recursos entre departaments i tasques (per a indústries amb molta feina). Aquestes eines funcionen amb el principi senzill de temps definit per una tasca / projecte en funció de la programació de disponibilitat de recursos. Un cop completada la tasca, se li assigna automàticament una nova tasca que coincideix amb les seves habilitats o es col·loca en un grup per a la següent tasca. Les eines tenen funcionalitat per a la intervenció manual a nivell de supervisor en cas que una tasca es retardi. Els avantatges inclouen una visibilitat clara sobre la càrrega de treball actual i futura, la utilització òptima dels recursos, l'exploració de possibilitats d'automatització, etc.
· Altres funcions: els sistemes ERP poden integrar mòduls per a la gestió de recursos humans, la gestió de projectes, els sistemes de seguiment de temps, la gestió de documents, etc., segons les necessitats del negoci. Hi ha un gran nombre d'eines disponibles específiques per a cada indústria i tipus de funció, i els venedors ERP proporcionen la seva assistència als clients interessats en la selecció del millor ajustament. Internet sempre està disponible per ajudar-se a obtenir informació necessària.
La línia de fons:
ERP és un marc complex per implementar i necessita normalment un venedor dedicat per a la seva implementació. Dos grans colls d'ampolla identificats amb les implementacions ERP suposen elevats costos i la manca de compliment de les millors pràctiques. Si bé es pot mitigar el cost fins a un cert punt mitjançant una valoració minuciosa de diferents proveïdors i una avaluació d’eines de codi obert gratuïtes, l’altre repte dels fracassos per falta d’adherència a les millors pràctiques es pot pal·liar mitjançant una formació focalitzada als empleats. Una avaluació adequada en les etapes inicials, la col·laboració amb proveïdors amb una adequada experiència i tenir clars els requisits des del principi ajudarà a una implementació eficaç i eficaç de les eines ERP. (Per a informació relacionada, vegeu "Estudis de cas de planificació de recursos empresarials amb èxit")
