Què és un val?
Un val és un document utilitzat pel departament de comptes de l'empresa d'una empresa per reunir i arxivar tots els documents justificatius necessaris per aprovar el pagament d'un passiu. Un val és essencialment els documents de còpia de seguretat dels comptes a pagar. Els comptes a pagar són les factures a curt termini que les empreses devenen a proveïdors i proveïdors.
El val és important perquè és un mecanisme de control de comptabilitat intern que assegura que cada pagament està autoritzat adequadament i que els béns o serveis adquirits són realment rebuts.
Punts clau
- Un val és un document utilitzat pel departament de comptes de l'empresa d'una empresa que conté els documents justificatius d'una factura. Un val és essencialment els documents de còpia de seguretat dels comptes a pagar, que són factures de les empreses a venedors i proveïdors. Els documents en un val poden incloure el proveïdor factura, import degut, data de venciment, comptes de registre general i rebuts d’enviament. Es totalitzen els imports dels vals pendents, i la suma única es registra com a comptes a pagar al balanç.
Com funcionen els vals
Les empreses tenen diverses obligacions financeres a curt termini amb els proveïdors i venedors durant un període de comptabilitat. Una empresa pot necessitar comprar inventaris o matèries primeres de proveïdors que s’utilitzin en la producció de béns de l’empresa. Els proveïdors concedeixen essencialment una ampliació de crèdit a l'empresa permetent el pagament en un futur proper, com ara 30, 60 o 90 dies.
Un val és un formulari que inclou tots els documents justificatius que mostren els diners deguts i els pagaments a un proveïdor o venedor per un pagament pendent. El val i els documents necessaris s’inscriuen al registre del val. Alguns dels documents justificatius d'un val poden incloure:
- Factura del proveïdor a pagar del nom del venedor o proveïdor Termes de pagament com ara la quantitat que es deu, la data de venciment i qualsevol descompte concedit pel proveïdor per pagar anticipadament la facturaLa comanda de compra de l’empresa comptes a utilitzar amb finalitat comptable Signatures dels representants autoritzats de l'empresa per a la compra i el pagamentProjecte de pagament i data un cop pagada la factura al proveïdor
L’import total de tots els vals que tenen saldos pendents es registra com a comptes a pagar al balanç. Un cop pagat el val, la prova de pagament s’inclou en el val i es registra com a val de pagament.
Com són d'ajuda els vals
Els vals de l’empresa serveixen com a font d’evidència clau quan es fa una auditoria. Un auditor realitza un conjunt de procediments per determinar si els estats financers no tenen declaracions errònies. Els vals documenten que els béns adquirits van ser realment rebuts, la qual cosa confirma l’afirmació de l’auditor que els béns i serveis publicats als estats financers existeixen realment. Els cupons també justifiquen els pagaments en efectiu de l'empresa per als venedors i documenten els comptes de comptabilitat generals emprats per publicar la transacció.
L'ús d'un sistema de vals també redueix el risc que els empleats tinguin de robar actius de la companyia. Les empreses utilitzen la segregació de deures per evitar el robatori d'empleats, cosa que significa que s'assignen tasques crítiques a diferents persones dins de l'organització. El val documenta que les tasques són realitzades per diverses persones i crea un rastre en paper perquè un auditor pugui confirmar que les funcions estaven correctament segregades.
Exemple de val
Un restaurant local comanda carns i peixos cada pocs dies als seus venedors. El gerent del restaurant emplena una comanda de compra de 30 lliures de carn i el propietari inicia la comanda de compra per aprovar l'enviament. Quan es rep l’enviament, el contingut de l’enviament es compara amb l’ordre de compra per garantir que l’enviament coincideix amb el que s’ha encarregat. El restaurant completa un rebut d’enviament per documentar el procés i es compara el rebut d’enviament amb la factura del venedor.
El val, que és una pàgina de presentació que explica els documents adjunts, inclou la comanda de compra, el rebut d’enviament i la factura. L’import de la compra s’afegeix i es registra als comptes a pagar al balanç fins que es paguen. El propietari revisa tota la informació del val abans de signar un xec.
El val també inclou els comptes de comptabilitat generals utilitzats per registrar la transacció. El restaurant, per exemple, pot acreditar (augmentar) el compte d’inventari de carn i debitar (disminuir) el compte en efectiu per registrar el pagament. El rebut del pagament i la data es registra per demostrar que s'ha pagat el val. Els comptes a pagar reflectiran el saldo inferior a causa de la factura que es paga, suposant que no hi hagi pagaments addicionals generats.
