Què es paguen els comptes?
Estrictament definit, el terme empresarial “comptes a pagar” fa referència a un passiu en què una empresa deu diners a un o més creditors. Hi ha qui creu erròniament que els comptes a pagar es refereixen a les despeses rutinàries de les operacions bàsiques de l’empresa, tot i que es tracta d’una interpretació incorrecta del terme.
El saldo dels comptes a pagar d'una empresa és un punt de dades estadístiques habituals inclòs en l'informe de despeses que estudia quan es revisen els estats financers generals de l'empresa. Per tant, els comptes a pagar són una mètrica crítica per analitzar quan una empresa està en consideració per a una possible activitat de fusió o adquisició. Així mateix, les despeses d’una empresa també s’inclouen en els estats financers d’una empresa. I si bé els comptes a pagar i les despeses es relacionen entre si, són conceptes essencialment independents.
Compte de responsabilitat vs. compte de despeses
La millor manera de distingir entre passius i despeses és analitzant accions passades i futures. Quan els passius són aquelles obligacions que encara no s’han de pagar, les despeses són obligacions que ja s’han pagat per intentar generar ingressos.
Els passius es mostren al balanç de l'empresa, que mostra una imatge clara i fàcil d'entendre de la posició financera de l'empresa per a una data determinada. Tradicionalment es registren al subgròs de "comptes a pagar" en el moment en què es factura una factura per pagar. "Valat" (també conegut com "valat") significa que una factura està aprovada per al pagament i que s'ha registrat al registre general com a passiu pendent, on la transacció de pagament continua estant en la canalització. Aquests pagaments se solen denominar com a "pagaments comercials".
Els comptes de responsabilitat inclouen els interessos dels préstecs dels creditors, coneguts com "interessos a pagar", així com les obligacions fiscals acumulades per una empresa, que es coneixen com "impostos a pagar".
El deute que es deu als creditors normalment s’ha d’abonar en un termini curt de 30 dies o menys. El més important, aquests pagaments no comporten una pagarés. D'altra banda, les obligacions hipotecàries no s'agruparien amb els comptes a pagar perquè, de fet, s'adjunta un pagarés adjunt. Per aquest motiu, les obligacions hipotecàries es troben dins de les "notes pagables", que es classifiquen en una categoria de despesa separada.
Les despeses es mostren al compte de resultats d'una empresa, que inclou ingressos i despeses, per transmetre ingressos nets durant un període determinat. Un exemple de transacció de despeses seria qualsevol despesa ocasionada mentre un venedor intenta generar ingressos en un viatge en xarxa. Aquestes despeses poden incloure allotjament, sopars de clients, lloguer de cotxes, benzina, material d'oficina i materials multimèdia utilitzats per a presentacions.
Mesures de seguiment logístic
No en va, el fet de fer el seguiment de comptes a pagar pot ser una tasca complexa i onerosa. Per aquesta raó, les empreses solen utilitzar comptables i comptables que solen utilitzar programes de comptabilitat avançats per controlar les factures i el flux de diners sortints. Aquestes responsabilitats de seguiment es compliquen de manera exponencial amb les grans empreses que tenen múltiples línies de negoci i amb grans fabricacions de productes que produeixen nombroses unitats de manteniment d’accions (o SKU). Per a aquestes entitats, el personal de la comptabilitat confia cada cop més en l’ús de solucions especialitzades d’automatització de comptes pagables, sovint denominades “ePayables” per simplificar els processos automatitzant el paper i els elements manuals associats a la coordinació de les factures d’una organització.
