Què és una despesa?
Una despesa és el cost d’operacions que una empresa incorre en generar ingressos. Com diu la dita popular, "costa guanyar diners".
Les despeses comunes inclouen els pagaments a proveïdors, els salaris dels empleats, els arrendaments de fàbrica i la depreciació dels equips. A les empreses se’ls pot amortitzar despeses deductibles d’impostos en les declaracions de l’IRPF per reduir els seus ingressos imposables i, per tant, la seva obligació tributària. Tot i això, el Servei d’Intervenció Interna (IRS) té regles estrictes sobre les quals es pot reclamar a les empreses de despeses com a deducció.
Punts clau
- Una despesa és el cost d’operacions que una empresa incorre en generar ingressos. Les empreses poden amortitzar despeses deduïbles d’impostos en les declaracions de l’IRPF, sempre que compleixin les directrius de l’IRS. Els comptables registren les despeses mitjançant un dels dos mètodes de comptabilitat: base de caixa o de base de meritació. Hi ha dues categories principals de despeses empresarials en comptabilitat: despeses de funcionament i despeses no operatives. L’IRS tracta les despeses de capital de manera diferent a la majoria de les altres despeses comercials.
Despeses d'explotació
Despesa d’entesa
Un dels principals objectius dels equips de direcció d’empresa és maximitzar els beneficis. Això s’aconsegueix augmentant els ingressos mantenint el control de les despeses. La reducció dels costos pot ajudar les empreses a guanyar encara més diners per les vendes. Tanmateix, si es redueixen massa les despeses també podria tenir un efecte perjudicial. Per exemple, pagar menys en la publicitat redueix els costos, però també redueix la visibilitat de la companyia i la capacitat d’arribar a clients potencials.
Com es registren les despeses
Les empreses desglossen els seus ingressos i despeses en els seus estats de resultats. Els comptables registren les despeses mitjançant un dels dos mètodes comptables: base de caixa o de meritació. Segons la comptabilitat de la caixa, les despeses es registren quan es paguen. En canvi, segons el mètode de meritació, es registren despeses quan es produeixen.
Per exemple, si un propietari de l'empresa programa un netejador de catifes per netejar les catifes a l'oficina, una empresa que utilitza base de caixa registra la despesa quan paga la factura. Segons el mètode de meritació, el comptable empresarial registrarà les despeses de neteja de les catifes quan l'empresa rebi el servei. Les despeses es registren generalment a causa de la meritació, de manera que s’ajusten als ingressos reportats en els exercicis de comptabilitat.
Important
Les despeses s’utilitzen per calcular els ingressos nets. L’equació per calcular els ingressos nets són ingressos menys despeses.
Diferents tipus de despeses
Hi ha dues categories principals de despeses empresarials en comptabilitat:
- Despeses de funcionament : Despeses relacionades amb les principals activitats de l'empresa, com ara el cost de les mercaderies venudes, les taxes administratives i el lloguer. Despeses de funcionament: Despeses no directament relacionades amb les operacions bàsiques del negoci. Entre els exemples habituals s’inclouen les despeses d’interès i altres despeses associades amb el préstec de diners.
Consideracions especials
No es poden deduir totes les despeses
Segons l'IRS, per ser deduïble, una despesa empresarial "ha de ser tant ordinària com necessària". Ordinari significa que la despesa és habitual o acceptada en aquesta indústria, mentre que necessària significa que la despesa és útil per aconseguir ingressos. Els propietaris de negocis no poden reclamar les seves despeses personals i no comercials com a deduccions empresarials. Tampoc poden exigir despeses de pressió, penalitzacions i multes.
Els inversors poden consultar la publicació 535, Despeses comercials al lloc web de l’IRS per obtenir més informació.
Despeses de capital
Les despeses de capital, comunament conegudes com CapEx, són fons que utilitza una empresa per adquirir, actualitzar i mantenir actius físics, com ara propietats, edificis, una planta industrial, tecnologia o equipaments.
L’IRS tracta les despeses de capital d’una altra manera que la majoria de les altres despeses empresarials. Si bé la majoria dels costos de negocis es poden despesar o compensar amb els ingressos empresarials durant l'any en què incorren, les despeses de capital s'han de capitalitzar o cancel·lar lentament amb el pas del temps. L’IRS té un calendari que dicta la part d’un actiu de capital que un negoci pot cancel·lar cada any fins que es reclame tota la despesa. El nombre d’anys en què una empresa baixa una despesa de capital varia en funció del tipus d’actiu.
