Revistes generals i General Ledgers: una visió general
Quan es tracta de fer el seguiment de les finances d’un negoci, un sistema de doble entrada que utilitza tant un registre general com un diari general és, possiblement, el millor mètode per fer el seguiment de les estadístiques generals i mantenir les operacions de manera fluida i rendible. Però, per comprendre veritablement el funcionament del sistema de registre de comptabilitat de doble entrada, primer s’ha d’apreciar les diferents funcions associades als dos components clau: quaderns generals i revistes generals.
Punts clau
- Una revista general fa referència a un llibre d’entrada original en el qual els comptables i comptables registren transaccions comercials, per ordre, segons la data en què es produeixen els esdeveniments. El registre general rastreja cinc articles comptables destacats: actius, passius, capital del propietari, ingressos i despeses. Els avenços en tecnologia han aconseguit que la gent no necessiti mantenir cada llibre de comptes per separat.
Revistes generals
Senzillament definit, un diari general fa referència a un llibre d’entrada original en el qual els comptables i comptables registren les transaccions comercials, en ordre, segons la data en què es produeixen els esdeveniments. Un diari general és el primer lloc on s’enregistren les dades i cada pàgina de l’element inclou columnes dividides per dates, números de sèrie, així com registres de dèbit o de crèdit. Algunes organitzacions guarden revistes especialitzades, com revistes de compra o revistes de vendes, que només registren tipus específics de transaccions.
Malgrat els avenços en la tecnologia del programari, sempre caldrà registrar transaccions no rutinàries en revistes generals, com ara vendes d’actius, deutes dolents i depreciacions.
Un cop registrada una transacció en un diari general, els imports es publicaran als comptes adequats, com ara comptes a cobrar, equips i transaccions en efectiu.
Llibres generals
Un registre comptable general és un llibre o fitxer que els contractistes utilitzen per registrar tots els comptes rellevants. El registrador general rastreja cinc articles comptables destacats: actius, passius, capital del propietari, ingressos i despeses. Cada compte és una taula en forma de T de dues columnes. El contractista generalment situa el títol del compte a la part superior de la "T" i registra les entrades de dèbit al costat esquerre i les entrades de crèdit a la dreta. El comptador general de vegades mostra columnes addicionals per a detalls com la descripció de la transacció, la data i el número de sèrie. Les transaccions de revistes generals es publiquen en comptes de registre general i es calculen els saldos i es transfereixen del registre general a un saldo de prova.
Consideracions especials
Avui en dia, la majoria d’organitzacions utilitzen programari per registrar transaccions en registres generals i revistes generals, cosa que ha agilitzat dramàticament aquestes activitats bàsiques de manteniment de registres. De fet, la majoria de programes de comptabilitat mantenen un dipòsit central on podeu registrar les entrades de registre i de diari. Els avenços tecnològics, però, fan més fàcil i menys tediosa la gravació de transaccions i no cal que manteniu cada llibre de comptes per separat. La persona que introdueix dades en qualsevol mòdul del programari de comptabilitat o de comptabilitat de la vostra empresa pot ni tan sols tenir coneixement d’aquests dipòsits. En moltes d’aquestes aplicacions de programari, la persona d’entrada de dades només ha de fer clic en un menú desplegable per introduir una transacció en un registre o diari.
