Per a una petita empresa amb poques transaccions, un propietari d'empreses experimentades pot utilitzar Excel com a substitut del programari de comptabilitat. Excel té totes les eines necessàries per crear i mantenir un registre general, però requereix una comprensió sòlida de la comptabilitat bàsica i una atenció al detall. Per als propietaris d’empreses que no saben si estan preparats o tenen recursos per invertir en programari de comptabilitat, Excel pot ser un bon lloc per començar a mantenir els registres de comptabilitat fins que es compri el programari de comptabilitat.
Utilitzar Excel com a registre general
Una configuració senzilla de conservació de registres hauria d'incloure primer columnes per a la data de la transacció, la descripció de la transacció i un número de referència, com ara una factura o un número de xec. A les següents columnes es mostrarà cadascun dels comptes a utilitzar durant l'any. Un pensament atent hauria d’entrar en la selecció de comptes, ja que serà difícil tornar enrere i fer canvis després. D’esquerra a dreta, els primers comptes enumerats haurien de ser comptes d’estats de resultats, començant pels ingressos i acabant amb les despeses. A continuació, seran els comptes d’actius, després els comptes de passiu i finalment els comptes de capital.
El registre general utilitza la comptabilitat de dues entrades per fer un seguiment de totes les transaccions de l’empresa i és important tenir una comprensió sòlida d’aquest concepte abans de començar a utilitzar Excel com a llibre general.
Què és la comptabilitat de doble entrada?
Si es tracta d’una empresa nova, probablement la primera transacció serà el capital invertit a l’empresa. Com a exemple, diguem que una empresària anomenada Jane decideix obrir una botiga de màquines. Compta amb estalvis de 750.000 dòlars per iniciar els negocis i obre un compte de verificació empresarial amb els fons.
Utilitzant conceptes de registre de doble entrada, Jane sap que aquesta transacció augmentarà el compte de caixa de l’empresa (l’entrada de dèbit) i es compensarà amb un augment del compte patrimonial del propietari (l’entrada de crèdit). En aquest sistema Excel, totes les entrades de dèbit s’han d’enregistrar com a valors positius, mentre que totes les entrades de crèdit s’han d’enregistrar amb valors negatius.
En aquest exemple, Jane hauria d'introduir la data de la transacció i una descripció com "inversió de capital" a la primera línia del full de càlcul. A continuació, posarà una entrada positiva de 750.000 dòlars a la columna de compte “diner en efectiu” del full de càlcul i una entrada negativa de 750.000 dòlars a la columna del compte “patrimoni net del propietari” del full de càlcul. Per verificar els números, Jane hauria d'utilitzar una fórmula de suma per assegurar que totes les entrades de cada fila sumen zero dòlars.
A partir d’aquí, Jane continuarà introduint una línia per a cada transacció. Si compra equip amb diners en efectiu de la companyia, Jane entrarà en una transacció per mostrar un dèbit o una entrada positiva a la columna del compte "equipament" i el crèdit, o entrada negativa, a la columna del compte "efectiu". Si ven serveis de mecanitzat a un client, registraria un crèdit al compte "ingressos" i un dèbit en un compte "patrimoni net".
Finalment, el total de cada columna del compte s’hauria de sumar a la part inferior del full de càlcul. La suma de tots els comptes d'ingressos es pot afegir conjuntament per calcular els ingressos nets corrents. Es poden configurar altres columnes segons sigui necessari per calcular, per exemple, els actius totals, els passius totals i el patrimoni total.
