Què és una despesa prepagada?
Una despesa prepagada és un tipus d’actiu al balanç que resulta d’una empresa que realitza pagaments avançats de béns o serveis a rebre en el futur. Inicialment, les despeses anticipades es registren com a actius, però el seu valor s'expandeix en el temps al compte de resultats. A diferència de les despeses convencionals, el negoci rebrà una mica de valor de la despesa prepagada al llarg de diversos períodes de comptabilitat.
Despesa prepagada
Comprensió de despeses prepagades
Les empreses realitzen prepagaments per a béns o serveis, com ara equipament d’oficina arrendat o cobertura d’assegurances que proporcionen avantatges continus en el temps. Els béns o serveis d'aquesta naturalesa no es podran expensar immediatament perquè la despesa no s'alinearia amb el benefici derivat en el temps d'utilitzar l'actiu.
Segons els principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP), les despeses s'han de registrar en el mateix període comptable que el benefici generat per l'actiu relacionat. Per exemple, si una empresa Xerox és arrendada per una empresa per un període de dotze mesos, la companyia es beneficia del seu ús durant tot el període de temps complet. Si es registra un pagament avançat realitzat per a l'arrendament com a despesa durant el primer mes, no coincidiria adequadament les despeses amb els ingressos generats pel seu ús. Per tant, s'hauria de registrar com a despesa prepagada i destinar-la a despeses durant els dotze mesos complets.
Les entrades de diari que reconeixen les despeses relacionades amb els prepagaments registrats anteriorment s’anomenen entrades d’ajust. No registren transaccions comercials noves, sinó que simplement ajusten les transaccions registrades anteriorment. L’adaptació de les entrades per a despeses prepagades és necessària per assegurar-se que es reconeixen les despeses en el període en què es produeixen.
A causa de la naturalesa de determinats béns i serveis, sempre existiran despeses de prepagament. Per exemple, l’assegurança és una despesa prepagada perquè l’objectiu de comprar una assegurança és comprar protecció proactiva en cas que passi alguna cosa desafortunada en el futur. És evident que cap companyia d’assegurances vendria una assegurança que cobreix un fet lamentable després del fet, de manera que les empreses han de pagar les despeses d’assegurança.
Exemple de despesa prepagada
Per exemple, suposem que ABC Company compra una assegurança per al proper període de dotze mesos. Paga 120.000 dòlars per endavant per la pòlissa d’assegurança. ABC Company reservarà inicialment els 120.000 dòlars complets com a dèbit a una assegurança de prepagament, un actiu al balanç i un crèdit en efectiu. Cada mes, es realitzarà una entrada ajustada per gastar 10.000 dòlars (1/12 de l’import prepagat) al compte de resultats mitjançant un crèdit a una assegurança prepagada i un dèbit a despeses d’assegurança. Durant el dotze mes, es cobraran els 10.000 dòlars finals i el compte de prepagament serà de zero.
