Què és una sol·licitud de pressupost (RFQ)?
Una sol·licitud de pressupost (RFQ) és una sol·licitud de béns o serveis en què una empresa demana als proveïdors que presentin un pressupost i posin una oferta per la possibilitat de complir determinades tasques o projectes. Una RFQ, també coneguda com a invitació a l’oferta (IFB), sol ser el primer pas per enviar una sol·licitud de proposta (RFP). Aquests dos documents són semblants, ja que proporcionen detalls del projecte o serveis requerits, però generalment els RFQ sol·liciten un pressupost més complet. Les tarifes electròniques poden ser enviades de manera senzilla o com a fitxer adjunt a una targeta RFP.
Com funcionen les sol·licituds de pressupost
A més dels preus, les tarifes electròniques poden incloure detalls com ara termes de pagament, factors que podrien influir en la selecció de l'oferta de l'empresa, el termini de presentació i similars. Una agència governamental que vol comprar 500 ordinadors amb una mida específica del disc dur i velocitat de processament, per exemple, enviaria una RFQ a diversos venedors, com a possibles licitadors.
Com que el format de RFQ és uniforme en una empresa determinada, quan les RFQ tornen amb les seves ofertes de preus, l’empresa sol·licitant pot comparar-les fàcilment. Típicament, un procés de RFQ es divideix en quatre seccions:
La fase de preparació, la fase de tramitació, la fase d’adjudicació i la de tancament. Generalment, l’empresa adjudicarà el contracte al venedor que compleixi els criteris mínims de qualificació i presenti l’oferta més baixa.
Consideracions especials: l’ús de les RFQ
Les RFQ no són anuncis públics. Com que l’empresa sol·licitant envia RFQ només a les empreses en les quals confia, no cal que elabori documentació de contractació llarga. A diferència de la sol·licitud pública, una empresa només pot obtenir el nombre d’ofertes que va sol·licitar, cosa que també estalvia temps.
L'ús d'una RFQ redueix el temps que es requereix per adquirir béns o serveis. També ofereix un grau de seguretat ja que una empresa rebrà ofertes només dels venedors que prefereixi. D’altra banda, a causa que les tarifes electròniques reduïen la competència, una empresa pot deixar de rebre el preu més baix disponible o aprendre sobre venedors d’alta qualitat.
Quan una empresa rep un pressupost com a resposta a una RFQ, no és una oferta ni un contracte vinculant. El sol·licitant oferirà la feina al venedor escollit enviant-li una comanda de compra que, en realitat, és un contracte que especifica els termes i les condicions de l’obra. Quan un venedor accepta i signa la comanda de compra, comença el contracte.
