Una de les qüestions que han de lluitar els propietaris de petites empreses és mantenir-se al dia amb les moltes obligacions per impostos locals, estatals i federals. Si bé la majoria de propietaris empresarials contracten un comptable o un professional d’impostos per tractar problemes relacionats amb l’impost, la comprensió del sistema tributari és important per a aquells que assumeixen la responsabilitat final de complir totes les obligacions fiscals. Aquest article se centrarà en les obligacions del propietari del negoci pel que fa a impostos sobre nòmines. (Obteniu informació sobre com les deduccions de nòmines poden disminuir l’impost sobre la renda de les persones a l’hora de pagar les deduccions de nòmines .)
Obligacions tributàries sobre les nòmines Qualsevol empresa amb empleats ha de retenir els impostos sobre la nòmina dels salaris dels empleats i pagar els impostos federals, estatals i locals aplicables. Els impostos que solen retenir-se dels pagaments dels empleats inclouen FICA (impostos sobre Medicare i Seguretat Social) i els impostos federals estatals i locals sobre la renda, si escau. Altres obligacions de retenció inclouen la FUTA (Federal Unemployment Tax Act) i, en estats com Califòrnia, Hawaii, Nova Jersey, Nova York i Rhode Island, els impostos d’assegurança d’incapacitat. El no pagament d’impostos o la falta d’un pagament pot provocar multes i penalitzacions importants, per la qual cosa és important calcular la quantitat d’impostos sobre la nòmina deure i pagar-los a temps. (La comptabilitat adequada és fonamental per a les empreses petites. Consulteu sis passos per obtenir un pressupost empresarial millor per aprendre a gestionar els ingressos i les despeses.)
Si el propietari de la petita empresa no té empleats externs, però s’incorpora, les regles anteriors s’apliquen també als salaris del propietari, perquè és essencialment l’únic empleat de la corporació. Si el negoci no s’incorpora i no hi ha empleats, el propietari haurà de pagar cada trimestre uns impostos estimats sobre els ingressos per treball autònom. (Llegiu Si voleu incorporar el vostre negoci? Per saber si aquesta estructura comercial us resultaria avantatjosa.)
Càlcul d’impostos sobre nòmines Hi ha tres passos per calcular els impostos sobre nòmines:
- Determinar els treballadors imposables Determinar els salaris imposables Calcular les quantitats de retenció
Treballadors imposables Els treballadors poden ser empleats o contractistes independents. Els empleats són tractats com a treballadors impositius subjectes a impostos sobre la nòmina, mentre que els contractistes independents són els responsables de pagar els seus propis impostos. Normalment, els treballadors es consideren empleats si teniu dret a dirigir i controlar la manera de fer la seva feina, en lloc de simplement els resultats del treball. Tot i això, les línies entre contractistes independents i empleats no sempre són clares. Per tal d’ajudar els propietaris d’empreses a determinar quins treballadors són empleats impositius, l’IRS té normes de dret comú, que inclouen proves de comportament, financeres i de relació.
Test de conducta Un treballador és un empleat quan l'empresari té dret a dirigir i controlar el treballador. L’empresari no ha de dirigir o controlar realment el treballador, però té el dret de fer-ho.
Prova financera Aquesta prova analitza el grau de control que té un empresari sobre aspectes financers de la feina. En algunes professions, tenir un control important sobre els subministraments utilitzats per a la feina suporta la condició de treballador com a contractista independent.
Una forma definitiva de distingir un contractista independent d’un empleat és mitjançant la disponibilitat de serveis. Un contractista independent no està vinculat a una empresa i pot fer publicitat de serveis; un empleat no pot fer publicitat de serveis a menys que treballi fora de l’empresa com a contractista independent.
Test de relació Aquesta prova fa referència a la manera en què l'empresari i el treballador perceben la seva relació. Si s'espera que una relació empresari-treballador duri fins al final d'un projecte específic o durant un període de temps determinat, el treballador és un contractista independent. D’altra banda, si la relació no té límits o límits, el treballador és un empleat imposable. (Per obtenir més informació sobre les relacions essencials per a una petita empresa, llegiu Small Business: All About About Relationships .)
Salaris imposables Els salaris imposables són una compensació pels serveis realitzats i poden incloure salaris, bonificacions o regals. Algunes formes de compensació, com ara els reemborsaments per despeses empresarials per a viatges o àpats, no es consideren salaris imposables. Perquè les despeses no siguin imposibles, els empleats han de verificar-les mitjançant rebuts o informes de despeses. També han de ser necessaris, raonables i relacionats amb el negoci. (Si incorreu en despeses relacionades amb les empreses, assegureu-vos de mantenir els rebuts en ordre. Llegiu 10 passos a la preparació d’impostos per obtenir informació sobre la planificació abans del 15 d’abril.)
Càlcul de retencions Després d’haver esbrinat quins treballadors qualifiquen d’empleats imposables i quins salaris són salaris imposables, el següent pas és esbrinar l’import que heu de retenir pels impostos federals, estatals i locals, així com per FICA i FUTA.
Impostos federals Totes les revisions retributives han de retenir els impostos federals sobre la renda durant el període aplicable. L’IRS compta amb dos conjunts de taules d’impostos que els empresaris poden utilitzar per calcular les quantitats de retenció: les taules de parèntesi salarial i les taules percentuals.
Les taules de salaris es separen per cinc períodes de nòmines diferents (diàriament, setmanal, quinzenal, semestral i mensual). Per determinar els imports de retenció, els empresaris trien el període de pagaments i el salari aplicable als empleats, i després llegeixen a la taula a la columna que mostra el nombre de exempcions reclamades.
Els percentatges percentuals estan disponibles durant vuit períodes de nòmina (diàriament, setmanal, quinzenal, semestral, mensual, trimestral, semestral i anualment) i segregats per estat civil. Els empresaris comencen reduint els salaris pel valor de les exempcions reclamades. A continuació, utilitzen la taula corresponent a l’estat civil de l’empleat i busquen l’import de la retenció en funció de la franja salarial.
Com a propietari del negoci, és responsabilitat de mirar els dos conjunts de taules i determinar quina és la més adequada per al vostre negoci. Les taules percentuals són més inclusives en termes de períodes de nòmina, de manera que si es troba en una situació en què es paguen diferents empleats en diferents períodes de nòmina, aleshores la taula de percentatges hauria de ser la taula que escolliu. Per exemple, si els vostres empleats es paguen trimestralment, les taules percentuals seran més adequades que les taules dels salaris. Per obtenir aquestes taules, truqueu a l’IRS o aneu a http://www.irs.gov/ i demaneu les publicacions 15 i 15-A.
Impostos estatals
La majoria dels estats utilitzen taules similars a les taules fiscals federals i podeu obtenir-les accedint a la secció d’impostos del lloc web del vostre estat o contactant amb l’administració de petites empreses. No cal retenir impostos estatals en jurisdiccions que no imposin impostos estatals sobre la renda, com ara Alaska, Florida, Texas, Wyoming i Washington. Altres excepcions són estats que els impostos sobre la renda de les persones físiques són un percentatge fix de l’impost federal, com Arizona, i on els impostos estatals són un percentatge fix de salaris bruts, com Pennsilvània.
FICA La Llei Federal de Contribucions d'Assegurances (FICA) és una llei federal que exigeix als empresaris retenir els impostos sobre la Seguretat Social i la Medicare del salari pagat als empleats. També requereix que l’empresari i l’empleat paguin cadascun la meitat de l’impost FICA. Els impostos de la Seguretat Social i Medicare s’imposen tant a l’empleat a una tarifa plana del 4, 2% per a la seguretat social i de l’1, 45% a Medicare com a la tarifa plana única de l’empresari del 6, 2% i l’1, 45%, respectivament, creant un tipus d’impost FICA combinat de 15, 3% (12, 4% per a la Seguretat Social i 2, 9% per a Medicare). Els treballadors autònoms són els responsables de pagar tots els impostos del 13, 3%. (Llegiu sobre com el govern determina el vostre tipus d’impost en Laffer Curve Key to Ideal Tax Rate .)
A diferència dels impostos federals i estatals, els impostos FICA no es veuen afectats pel nombre d'exempcions de retenció reclamades per l'empleat. Simplement multipliqueu el salari brut d’un empleat pel tipus d’impost aplicable per determinar quant ha de retenir i quant ha de pagar com a ocupador. El 2009 i el 2010, l’impost sobre la Seguretat Social només s’aplica als primers 106.800 dòlars d’ingressos, també anomenats base salarial de la Seguretat Social. La base salarial s’ajusta cada any per inflació. L’impost de Medicare no té límit d’ingressos.
FUTA Els impostos d’atur, o FUTA, són impostos pagats únicament per l’empresari. Heu de pagar impostos per desocupació si s'aplica qualsevol de les opcions següents:
a) Pageu salaris que sumen un mínim de 1.500 dòlars al trimestre
b)
Teniu almenys un empleat en un dia determinat durant 20 setmanes en un any natural, independentment de si les setmanes són consecutives
El tipus d’impostos FUTA és del 6, 2% per al 2011 i s’imposa als primers 7.000 dòlars salaris per a cada empleat. Tanmateix, podeu reclamar crèdits amb el vostre impost brut FUTA per reflectir els impostos d’atur estat que pagueu. Si pagueu els impostos de l’atur per l’estat al venciment, podreu reclamar un crèdit del 5, 4%, la qual cosa redueix efectivament el vostre tipus d’impostos FUTA al 0, 8%.
Portant-ho tot junt
Calcular els impostos sobre les nòmines pot ser molt complicat, i és important enviar els pagaments a temps per evitar penalitzacions i retards. Els pagaments d’impostos federals es poden fer en línia a través del Sistema Electrònic de Pagaments Fiscals Electrònics (EFTPS), o bé a través de bancs autoritzats a acceptar pagaments federals. Si utilitzeu aquest últim mètode, cada pagament ha d’anar acompanyat del formulari 8109, que es pot obtenir trucant a l’IRS al 1-800-829-4933 o al lloc web de l’IRS. Els impostos FUTA solen pagar-se trimestralment i els ingressos i els impostos FICA es dipositen semestralment o mensualment. L’IRS sol enviar als propietaris de negocis un avís al final de cada any detallant quin mètode s’ha d’utilitzar per a l’any que ve.
En general, la puntualitat d’un dipòsit es determina segons la data de recepció. Tanmateix, es considerarà oportú un dipòsit per correu electrònic rebut després de la data de venciment si es pot determinar que s’ha enviat per correu com a mínim dos dies abans de la data de venciment. Per obtenir més informació sobre els deures de nòmines dels empresaris de petites empreses, aneu a http://www.irs.gov/ o truqueu a la línia d’ajuda en directe de l’IRS per a empreses al 1-800-829-4933.
Per obtenir més informació relacionada, consulteu el crèdit fiscal per les despeses del pla que incorren les petites empreses .
