El registre de comptes de doble entrada és el concepte que cada operació comptable té dos efectes sobre les finances de l’empresa. El registre major és el registre de les dues cares de cada transacció. Si una empresa ven un producte, els seus ingressos augmenten i els seus efectius augmenten la mateixa quantitat. Quan una empresa presta fons a un creditor, el saldo en efectiu augmenta, però el saldo del deute de la companyia augmenta la mateixa quantitat.
El sistema de doble entrada crea un balanç format per actius, passius i patrimoni net. El full és equilibrat perquè els actius d’una empresa sempre igualaran el seu passiu més el patrimoni net. Els actius inclouen tots els elements que té una empresa, com ara inventaris, efectius, maquinària, edificis i fins i tot articles intangibles com ara patents. El passiu representa tot allò que l’empresa deu a algú altre, com ara els comptes a curt termini que han de ser propietaris de proveïdors o les notes a llarg termini que s’han de pagar a un banc. El patrimoni net representa la participació dels propietaris en l'empresa. El patrimoni net pot incloure qualsevol contribució que els propietaris hagin fet a l'empresa, més els beneficis de l'empresa o menys les pèrdues de l'empresa.
Cada entrada té un costat de "dèbit" i un costat de "crèdit", gravats al registre general. Els comptes d’actius augmenten quan s’estan debitant i disminueixen quan s’acrediten. Per contra, el passiu i el patrimoni net augmenten quan s’acrediten i disminueixen quan s’estimen. Si un actiu augmenta amb un dèbit, la part de crèdit de l’entrada afectarà un altre actiu disminuint-lo, o bé afectarà un compte de passiu o de capital, augmentant-lo, per tal de mantenir l’equitat en actiu = passiu + equitat.
Per exemple, si Lucie obre una nova botiga de queviures, pot iniciar el negoci aportant alguns diners del seu propi estalvi de 100.000 dòlars. La primera entrada al registre general seria un dèbit a Cash, augmentant els actius de la companyia i un crèdit a Equity, augmentant la participació de Lucie en la companyia. Si Lucie compra algunes unitats d’estanteria per 5.000 dòlars a la targeta de crèdit de l’empresa, la següent entrada al registre major seria un dèbit a Equip per 5.000 dòlars, augmentant els actius de l’empresa i un crèdit a la targeta de crèdit degut a 5.000 dòlars, augmentant el passiu. de l'empresa.
Es pot conservar un subcartell per a cada compte que només representarà la meitat de l'entrada. El registre general, però, té el rècord de les dues meitats de l'entrada. Quan Lucie compra la prestatgeria, el subcartell d’Equips només mostrarà la meitat de l’entrada, que és el dèbit a Equipament per 5.000 dòlars. El subcap de targeta de crèdit inclouria un registre de l’altra meitat de l’entrada, un crèdit per 5.000 dòlars. El registre major hi hauria afegit dues línies, que mostren la dèbit i el crèdit per 5.000 dòlars cadascuna.
Segons Wall Street Journal, Luca Pacioli va documentar l’ús primerenc del sistema de doble entrada al segle XV. Els comptables dels anys 1400 van utilitzar paper i bolígraf per a la seva conservació de registres, fent un seguiment minuciós de cada doble entrada. Els comptables actuals no solen utilitzar un llibre de registre general físic; Tanmateix, el modern programari de comptabilitat utilitza el mateix concepte subjacent de publicar dues entrades al registre general per a cada transacció.
