Què és una confirmació negativa?
La confirmació negativa és una carta o document que demana que el destinatari només respongui al remitent si hi hagués algun problema amb el contingut del missatge o el destinatari volgués abandonar el cas que la carta havia dirigit.
Les cartes de confirmació negativa es poden utilitzar en molts tipus de situacions empresarials i s'utilitzen sovint en la indústria dels serveis financers. L’objectiu de la comunicació és reduir el nombre de respostes entrants que una organització rep en resposta a una carta enviada a la seva base de clients. En una situació de confirmació negativa o de consentiment negatiu, l’empresa o l’entitat que envia el missatge només rep respostes de vots “no”, en contraposició a les respostes de tothom independentment de la seva opinió.
Comprensió d'una confirmació negativa
Els auditors utilitzen sovint les confirmacions negatives i involucren un document enviat a una mostra de clients d’una empresa, demanant-los que responguin només si troben una discrepància entre els seus llibres i el compte enregistrat als estats financers de l’empresa que s’està auditant. La confirmació negativa s’utilitza normalment quan els controls comptables d’una empresa han tingut històricament molt pocs errors i per tant es consideren forts. Es demana a l’empresa que revisi dos cops els números i només confirmi si hi ha discrepància.
L’enviament d’una confirmació negativa en contraposició a una confirmació positiva, que requereix una resposta, pot estalviar temps que es passaria per fer el seguiment de les respostes i fer el seguiment amb destinataris sense resposta. La confirmació negativa és només una forma per a un comptador d'assegurar-se que ambdues empreses informen els mateixos números.
Punts clau
- La confirmació negativa és una carta o document que sol·licita que el destinatari només respongui al remitent si hi hagués algun problema amb el contingut del missatge o el destinatari volgués abandonar el cas en què s’havia dirigit la carta. la indústria de serveis financers, inclosos els comptables que volen verificar la informació financera d’un client. Les confirmacions negatives ajuden a reduir el nombre de respostes entrants que una organització rep en resposta a una carta enviada a la seva base de clients.
Exemples de confirmacions negatives
Les confirmacions negatives tenen moltes aplicacions que inclouen tant comptables com empreses de serveis financers.
Plans de jubilació d'empleats
Sovint s’envien cartes de confirmació negativa amb plans 401 (k) que tenen una funció d’escalada automàtica. Amb l'escalada automàtica, el percentatge de la contribució d'un empleat aportat cada període de pagaments s'incrementa automàticament cada any.
L’objectiu d’aquest augment de la taxa d’estalvi automàticament és ajudar la gent a estalviar més diners per a la jubilació. Un mes més o menys abans que es produeixi l’escalada, el registrador envia una confirmació negativa o una carta de consentiment negatiu. La carta informa al participant que l’escalada de la contribució es produirà a menys que el participant es posi en contacte amb el registrador de registres 401 (k) i opti de l’increment per mantenir el seu tipus actual de cotització.
Comptabilitat d'ingressos
També es pot utilitzar una sol·licitud negativa per tenir en compte les vendes d'un fabricant de vehicles. Segons els llibres, el fabricant va vendre 200 cotxes a la concessionària per un ingrés total de 6 milions de dòlars. La carta de confirmació negativa indicaria que, si la xifra de 6 milions de dòlars era exacta, no cal que respongués. Tanmateix, si l’import dels ingressos fos només de 5 milions de dòlars, el fabricant hauria de notificar la comptabilitat de la discrepància en els llibres de la concessió.
Les confirmacions negatives són una forma professional de dir "no em respongueu a no ser que hi hagi cap problema".
