El cicle de comptabilitat de vuit passos és important tenir en compte per a tot tipus de comptables. Desglossa tot el procés de les responsabilitats del contractista en vuit passos bàsics. Molts d’aquests passos solen automatitzar-se mitjançant programes de comptabilitat i programes tecnològics. Tanmateix, conèixer i utilitzar els passos de forma manual pot ser fonamental per als comptables de petites empreses que treballin els llibres amb un mínim suport tècnic.
Què és el cicle comptable?
El cicle de comptabilitat és un procés bàsic de vuit passos per completar les tasques de comptabilitat de l'empresa. Proporciona una clara guia per a l’enregistrament, l’anàlisi i l’informe final de les activitats financeres d’un negoci.
El cicle de comptabilitat s'utilitza de forma exhaustiva durant un període de presentació complet. Així, mantenir-se organitzat durant el període de temps del procés pot ser un element clau que ajudi a mantenir l’eficiència global. Els períodes de cicle de comptabilitat variaran segons les necessitats d'informació. La majoria de les empreses busquen analitzar el seu rendiment mensualment, tot i que algunes es poden concentrar més en resultats trimestrals o anuals.
Independentment, la majoria de compradors tindran consciència de la situació financera de l’empresa des del dia a dia. En general, és important determinar la quantitat de temps per a cada cicle comptable perquè estableix dates específiques d’obertura i tancament. Un cop es tanca un cicle de comptabilitat, s'inicia un nou cicle, que es reinicia el procés de comptabilitat de vuit passos.
Punts clau
- El cicle comptable és un procés dissenyat per facilitar la comptabilitat financera de les activitats empresarials als propietaris d’empreses. Generalment hi ha vuit passos a seguir en un cicle de comptabilitat. El tancament del cicle comptable proporciona als propietaris d’empreses una informació completa sobre el rendiment financer que s’utilitza per analitzar el negoci.
Comprensió del cicle de comptabilitat de 8 passos
El cicle de comptabilitat de vuit passos comença amb la gravació de cada operació de la companyia de forma individual i finalitza amb un informe complet de les activitats de la companyia per al període de cicle designat. Moltes empreses utilitzen programes de comptabilitat per automatitzar el cicle de comptabilitat. Això permet als comptables programar les dates del cicle i rebre informes automatitzats.
Depenent del sistema de cada empresa, es pot utilitzar una automatització més o menys tècnica. Normalment, la comptabilitat comportarà una assistència tècnica, però es pot requerir que el contractista intervingui en el cicle de comptabilitat en diversos punts.
Totes les empreses solen modificar el cicle comptable de vuit passos de certes maneres per ajustar-se al model de negoci de la seva empresa i als procediments de comptabilitat. Una de les preocupacions principals són les modificacions de la comptabilitat davant la comptabilitat en metàl·lic.
Les empreses també poden triar entre la comptabilitat d'entrada única i la de doble entrada. La comptabilitat de doble entrada és necessària per a les empreses que elaboren els tres estats financers principals, el compte de resultats, el balanç i el compte de fluxos de caixa.
Els 8 passos del cicle comptable
Els vuit passos del cicle comptable inclouen els següents:
Pas 1: identificar transaccions
El primer pas del cicle comptable és identificar transaccions. Les empreses tindran moltes transaccions al llarg del cicle comptable. Cadascú ha de ser gravat en els llibres de l'empresa.
El registre de registres és essencial per registrar tot tipus de transaccions. Moltes empreses utilitzaran tecnologia de punt de venda vinculada amb els seus llibres per registrar transaccions de vendes. Més enllà de les vendes, també hi ha despeses que poden comportar-se en moltes varietats.
Pas 2: registre de transaccions en un diari
El segon pas del cicle és la creació d’entrades de diari per a cada transacció. La tecnologia de punts de venda pot ajudar a combinar els passos 1 i 2, però les empreses també han de fer el seguiment de les seves despeses. L'elecció entre la comptabilitat i la comptabilitat en efectiu es determinarà quan es registrin oficialment transaccions. Tingueu en compte que la comptabilitat de la meritació requereix la concordança d’ingressos amb les despeses, per la qual cosa s’hauran de reservar els dos en el moment de la venda.
La comptabilitat en efectiu requereix que les transaccions es registrin quan es rep o paga efectiu. La comptabilitat de dues entrades demana que es registrin dues entrades amb cada transacció per tal de gestionar un balanç completament desenvolupat juntament amb un compte de resultats i un estat de fluxos de caixa.
Amb comptabilitat de doble entrada, cada transacció té un dèbit i un crèdit igual entre ells. La comptabilitat d'entrada única és comparable a la de gestionar un quadern de xecs. Dóna un informe de saldos però no requereix múltiples entrades.
Pas 3: publicació
Una vegada que una transacció es registra com a entrada de diari, ha de publicar-la a un compte al registre general. El registre general proporciona un desglossament de totes les activitats comptables per compte. D’aquesta manera, el contractista pot supervisar les posicions financeres i l’estat per compte. Un dels comptes que es fan referència més freqüent al registre general és el compte de caixa que detalla la quantitat d’efectiu disponible.
Pas 4: saldo d’assaigs no ajustats
Al final del període comptable, el saldo de prova es calcula com el quart pas del cicle comptable. Un saldo de prova indica a la companyia els saldos no ajustats de cada compte. El saldo d’assaig no ajustat es trasllada al cinquè pas per fer proves i anàlisis.
Pas 5: Full de treball
L’anàlisi d’un full de treball i l’identificació de les entrades d’ajust constitueixen el cinquè pas del cicle. Es crea i s’utilitza un full de treball per assegurar que els dèbits i crèdits siguin iguals. Si hi ha discrepàncies, caldrà fer ajustaments.
A més d’identificar els errors, pot ser necessari l’ajust d’entrades per a la concordança d’ingressos i despeses quan s’utilitzi la comptabilitat de la meritació.
Pas 6: ajust de les entrades de diari
En el sisè pas, un contractista fa ajustaments. Els ajustos es registren com a entrades de diari quan sigui necessari.
Pas 7: Estats financers
Després que l’empresa faci totes les entrades d’adaptació, genera els seus estats financers en el setè pas. Per a la majoria de les empreses, aquests estats inclouran un estat de resultats, un balanç i un estat de fluxos de caixa.
Pas 8: tancament dels llibres
Finalment, una empresa acaba el cicle comptable en el vuitè pas tancant els seus llibres al final del dia a la data de tancament especificada. Les declaracions de tancament proporcionen un informe per a l'anàlisi del rendiment durant el període.
Un cop tancat, el cicle comptable es torna a iniciar des del començament amb un nou període de notificació. En tancar normalment és un bon moment per a presentar els tràmits, planificar el proper període d’informació i revisar un calendari d’esdeveniments i tasques futures.
La línia de fons
El procés de cicle de comptabilitat de vuit passos facilita la comptabilitat a comptables i empresaris ocupats. Pot ajudar a treure les intuïcions sobre com gestionar les activitats de comptabilitat. També ajuda a assegurar la coherència, l’exactitud i l’anàlisi del rendiment financer eficient.
