Què és un llibre de caixa?
Un llibre de caixa és una revista financera que conté tots els rebuts i desemborsaments en efectiu, inclosos els dipòsits i les retirades bancàries. Les entrades a la llibreta d'efectiu es publiquen al registre general.
Punts clau
- Un llibre de caixa és una filial del registre general en què es registren totes les transaccions en efectiu durant un període. El llibre de caixa es registra per ordre cronològic i el saldo s’actualitza i es verifica de forma contínua. Hi ha tres tipus habituals de llibres de caixa.: columna única, doble columna i triple columna.
Llibre de caixa
Com s’utilitza un llibre de caixa
Es crea un llibre de caixa com a filial del registre comptable en què es registren totes les transaccions en efectiu durant un període comptable per ordre cronològic. Les organitzacions més grans solen dividir el llibre de caixa en dues parts: el diari de desemborsament d’efectiu que registra tots els pagaments en efectiu i el diari de rebuts de caixa, que registra tots els efectius rebuts en el negoci.
El diari de desemborsament d’efectiu inclouria articles com els pagaments realitzats a proveïdors per reduir els comptes a pagar, i el diari de rebuts de caixa inclouria articles com ara els pagaments realitzats pels clients per comptes a cobrar o vendes en efectiu.
Llibre de caixa contra compte en efectiu
Un llibre de caixa i un compte de caixa es diferencien de diverses maneres. Un llibre de caixa és un registre propi en el qual es registren transaccions en efectiu, mentre que un compte en efectiu és un compte dins d'un registre general. Un llibre d’efectiu serveix tant per a la revista com per a la llibreta, mentre que un compte d’efectiu s’estructura com un registre. Es requereixen detalls o narracions sobre la font o l’ús de fons en un llibre de caixa, però no en un compte de caixa.
Hi ha nombroses raons per les quals una empresa pot registrar transaccions mitjançant un llibre de caixa en lloc d’un compte en efectiu. Els saldos diaris de caixa són de fàcil accés i determinació. Els errors es poden detectar fàcilment mitjançant la verificació i les entrades es mantenen actualitzades ja que el saldo es verifica diàriament. Amb els comptes en efectiu, els saldos es concilien habitualment a finals del mes després de l’emissió del compte bancari mensual.
Gravació en un llibre de caixa
Totes les transaccions del llibre de caixa tenen dues cares: dèbit i crèdit. Tots els rebuts en efectiu es registren a la part esquerra com a dèbit i tots els pagaments en efectiu es registren per data a la part dreta com a crèdit. La diferència entre els costats esquerre i dret mostra el saldo de l'efectiu, que hauria de ser un saldo de dèbit net si el flux de caixa és positiu.
El llibre de caixa es configura en columnes. Hi ha tres versions comunes del llibre de caixa: una sola columna, una doble columna i una triple columna. El llibre d’efectiu d’una sola columna només mostra rebuts i pagaments d’efectiu. El llibre de caixa de dues columnes mostra els rebuts i pagaments en efectiu, així com detalls sobre les transaccions bancàries. La llibreta d'efectiu de triple columna mostra tota la informació anterior i informació sobre descomptes de compra o venda.
Un llibre d’efectiu típic d’una sola columna tindrà les capçaleres de columna: data, descripció, referència (o número de fulls) i import. Aquestes capçaleres estan presents tant en el costat esquerre on es mostren els rebuts com en el costat dret on es mostren els pagaments. La columna de data és la data de la transacció.
Com que el llibre de caixa s’actualitza contínuament, la transacció estarà en ordre cronològic. A la columna de descripció, el comptable escriu una breu descripció o narració de la transacció. A la columna de fulls de referència o registre, el comptable introdueix el número de compte del compte de registre general relacionat. L’import de la transacció es registra a la columna final.
