Què són els pagaments per dia?
Els pagaments diaris són una quota diària que es paga als empleats per cobrir els costos ocasionats durant un viatge de negocis. Les despeses empresarials inclouen generalment allotjament, transport, menjar i qualsevol altra despesa incidental. Per dia, el terme llatí de "per dia", també es pot referir a un sistema de compensació estructural en què un empleat paga per dia, en contraposició a una o per mes.
Punts clau
- Els pagaments per dia són les bonificacions diàries que es paguen als empleats per cobrir els costos ocasionats durant un viatge de negocis. Els pagaments periòdics són útils quan els empleats acumulen despeses anuals de negocis com allotjament, àpats, viatges, etc. Les empreses poden oferir per diems en la forma. de targetes de crèdit d’empresa, cobertura de despesa total o parcial o taxes fixes diàries. La majoria d’empreses utilitzen la tarifa estàndard establerta pel govern federal com a directriu per a les seves dietes.
Comprendre els pagaments per dia
Els pagaments per dia són útils per a algunes funcions laborals que requereixen viatges extensius, provocant que els empleats augmentin les despeses de negocis anuals, com allotjament, menjars, viatges, etc. Les empreses disposen de diferents sistemes per poder cobrir aquestes despeses:
- Targetes de crèdit de l'empresa: algunes empreses emeten targetes de crèdit als seus empleats. Això els permet pagar immediatament les despeses de negocis durant la feina sense haver de suposar cap despesa per compte propi. Cobertura de despeses íntegres o parcials: Mentre que algunes empreses cobren les despeses dels empleats íntegrament, algunes empreses només ofereixen pagaments per dia per despeses parcials, especialment per a coses com allotjament, menjar i viatges. Import fix: Moltes corporacions proporcionen als seus empleats una tarifa diària específica i fixa. S'espera que els empleats cobreixin tot o part dels seus costos amb aquest dia.
El pagament per dia també fa referència a l'estructura de la compensació que reben alguns treballadors. Els treballadors d'una estructura diària cobren els salaris del dia o de la quantitat de treball realitzada. Aquest tipus de treballadors solen ser contractes temporals o de curta durada, en contraposició a llocs de treball a temps complet. Els treballadors sanitaris i els professors substituts són exemples de treballadors en el calendari de pagaments diari.
Consideracions especials
L'administració de serveis generals dels Estats Units (GSA) estableix els criteris bàsics per a la majoria dels empleats del govern federal. Les empreses amb una política de pagament per dia per despeses empresarials utilitzen aquesta tarifa federal per dia com a directriu. Les tarifes estàndard per a viatges nacionals i internacionals entren en vigor l’1 d’octubre de cada any. Tot i que les taxes fixades pel govern dels Estats Units es basen en el cost de la vida a la ciutat d’una empresa, pot fixar les seves taxes superior o inferior a la tarifa estàndard.
Els pagaments diaris superiors a la tarifa normal requereixen que l’empleat pagui impost sobre l’excés. L’excés de pagaments s’inclou a la casella 12 del formulari W-2. La falta d’enviar un informe de despeses comercials amb l’empresari en el termini de 60 dies generalment comporta un pagament d’impostos sobre el desemborsament diari.
Els empleats han de pagar impostos sobre qualsevol quantitat superior a la tarifa estàndard per dia.
Els pagaments per dia no formen part del salari d'un empleat si el pagament és igual o inferior a la tarifa federal per dia, i l'empleat dóna un informe de despeses empresarials al seu ocupador. Els pagaments normalment es comptabilitzen com a ingressos no imposables als empleats i es mostren per separat dels ingressos imposables del formulari W-2. L’informe de despeses comercials s’ha de presentar a l’empresari en el termini de 60 dies després de la conclusió del viatge i ha de detallar la finalitat del viatge, la data i la ubicació, juntament amb els rebuts de les despeses cobertes sense pagar.
Per Diems per a treballadors autònoms
Els treballadors autònoms només poden utilitzar una tarifa diària per al cost dels àpats. Igual que altres empleats, els treballadors autònoms han de tenir un registre dels informes de despeses que mostrin la data, la ubicació i la finalitat del viatge de negocis. També es pot requerir la recepció dels rebuts, encara que en els casos que no ho siguin, encara és una bona idea mantenir-los.
Tipus de pagaments per dia
Les empreses gestionen els pagaments diem de manera diferent. Com s'ha indicat anteriorment, poden emetre targetes de crèdit, cobrir despeses completes o parcials, oferir tarifes fixes o requerir als empleats que cobreixin les despeses de la butxaca per reemborsar-les en una data posterior.
Els pagaments periòdics poden cobrir totalment o parcialment les despeses comercials. Les empreses poden utilitzar una tarifa diària per allotjament i menjars o una tarifa diària només per cobrir els menjars. Un parcial per dia, per exemple, pot totalitzar 100 dòlars només per a cobrir els àpats, mentre que les despeses d’allotjament i les despeses es paguen sense pagar. Algunes companyies realitzen pagaments diaris mitjançant la realització de xecs a l'empleat com a indicació que està separat dels ingressos de l'empleat.
Tarifes Fixades
Una empresa que implementa un mètode fix per dia per a despeses empresarials sol pagar a l’empleat una quantitat fixa al dia. Per exemple, un pagament per dia per a un consultor en informàtica (IT) que treballava la setmana a una altra ciutat podria ser de 200 dòlars diaris: 100 dòlars per allotjament, 50 dòlars per aliments i 50 dòlars per costos incidentals.
Les despeses incidentals són costos que no s’identifiquen específicament però es determinen a criteri del treballador. Els costos incidentals poden incloure despeses de transport, servei de bugaderia, internet, servei d'habitacions, consells per a servidors, etc. Si un empleat utilitza el seu cotxe personal en un viatge de negocis, se li reemborsarà segons la taxa de reemborsament de quilometratge del Servei d'Impostos d'Intervenció (IRS), una tarifa opcional que serveix per calcular els costos deduïbles de l'operació d'un vehicle amb finalitats comercials.
Despeses fora de butxaca
En els casos en què els empleats han de pagar les seves despeses per endavant i per compte propi, les empreses solen exigir-les que presentin reclamacions. Si s’aproven reclamacions per despeses fora de butxaca, les empreses emeten reemborsament als seus empleats per les despeses de negoci. Aquest mètode requereix molt de temps, ja que requereix que el personal revisi les reclamacions i els rebuts, aprovi o denegui les sol·licituds de reemborsament i emeti pagaments als empleats.
Beneficis dels pagaments per dia
Les empreses que utilitzin pagaments anticipats per dia i / o targetes de crèdit d’empresa estalvien temps als empleats i la molèstia de conservar i presentar els rebuts. Si el pagament s’ha cobert per dia i el cost és inferior a l’import diari, el pagament s’aprova sense necessitat de documentació. Si el cost del menjar assignat per l'empleat és de 100 dòlars diaris, qualsevol quantitat invertida igual o inferior a 100 dòlars per menjar al dia no necessita cap rebut comercial. Tot i això, l’empleat gasta per sobre d’aquest import l’alimentació, caldrà que es presentin els rebuts al departament de recursos humans (RR).
Què passa amb els diners que excedeixen? Els empleats poden guardar els diners que no estan gastats. Això pot servir d’al·licient per a la despesa de la pròrroga per part dels empleats que els agrada estalviar diners.
